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Aufbewahrungspflichten

Geschrieben von: Naga2012

Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 11:25

Hallo zusammen,

weiß jemand von euch, wie lange man als Unternehmen verpflichtet ist, Dokumente zu Gefahrguttransporten zu archivieren?

z.B. ausgefüllte Checklisten, Kopie vom ADR-Schein etc.

Danke!
Geschrieben von: M.A.T.

Re: Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 12:25

Hallo, soweit nicht im GG-Recht für Zulassungen oder Genehmigungen eine Zeit vorgegeben (zB Betriebsdauer Druckgefäß oder Baumusterzulassung) ist, kann die längstmögliche Frist die Verjährung einer OwI ein Anhaltspunkt sein. Das kann von wenigen Monaten bis zu einigen Jahren laufen. Für Geschäftsunterlagen gibt es Fristen bis zu 10 Jahren.
Bei Checklisten würde ich selbst für Wegwerfen nach Abschluß der beanstandungslosen Beförderung plädieren. Der Gb-Jahresbericht muß 5 Jahre aufbewahrt werden; vielleicht kann man das als Richtwert nehmen für solche Unterlagen, für die nichts anderes vorgegeben ist.
Vielleicht haben auch die Vertreter von Überwachungsorganisationen hier eine gute Handreichung parat?
Gruß
M.A.T.
Geschrieben von: Stefan82

Re: Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 14:07

Checklisten und Kopien der ADR-Scheine würde ich dem Beförderungspapier zuordnen und somit nach 3 Monaten der Entsorgung zuführen.

Ansonsten schließe ich mich M.A.T. an
Geschrieben von: higgy

Re: Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 15:00

laut § 4 (3) i.V.m. 10 (3) Ortsbewegliche Druckgeräte Verordnung (ODV) sogar 20 Jahre. Das ist für manche (z.B. Raucher) ein halbes Leben lang. smirk
Geschrieben von: Udo Freitag

Re: Aufbewahrungspflicht - 19.12.2018 18:06

Hallo higgy,

bist sicher mit Deiner Quelle? Oder meinst Du Paragraph 3 Absätze 3 und 5 der ODV?

Gruß

Udo
Geschrieben von: higgy

Re: Aufbewahrungspflicht - 19.12.2018 18:52

Hallo Udo.
Stimmt. Ich habe § 3 Absatz 3 i.V.m. § 10 Absatz 3 ODV gemeint.
Geschrieben von: Gerald

Re: Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 18:57

Hallo M.A.T. bzw. Stefan 82,
Antwort auf
bei Checklisten würde ich selbst für Wegwerfen nach Abschluß der beanstandungslosen Beförderung plädieren.


Da würde ich ein bisschen Vorsichtig sein, denn nach GbV §8 Pflichten Gb Absatz (2) "... schriftliche Aufzeichnungen über seine Überwachungstätigkeit ..." und das können sehr gut die Checklisten sein.

Und im §8 Absatz (3) seht dann ... die Aufzeichnungen nach Absatz 2 mindestens fünf Jahre ..." .
Geschrieben von: M.A.T.

Re: Aufbewahrungspflichten - 19.12.2018 21:05

Hallo, Gerald,
aus der Ausgangsfrage habe ich eher gelesen, daß es um Checklisten der beauftragten Personen, nicht aber um die des Gb, geht. Und für diese hielte ich die 5 Jahre für überzogen, weil sie nicht der Dokumentation der Gb-Arbeit, sondern der sicheren Beförderung dienen. Darum mein Vorschlag, nach Beförderungsabschluß die Dinger wegzuwerfen.
Die Frist lt. GbV sehe ich nur für die Arbeiten, die der Gb selbst macht, und der wird ja normalerweise nicht täglich die Lkw, die auf den Hof kommen, angucken. Oder wie sehen Sie das?
Schöner Gruß
M.A.T.
Geschrieben von: Gerald

Re: Aufbewahrungspflichten - 20.12.2018 15:13

Hallo M.A.T.,
Antwort auf
weil sie nicht der Dokumentation der Gb-Arbeit


Das kann man so und so sehen. Ich habe Checklisten gern als Nachweis genommen. Na das mit den fünf Jahren, ist schon lange!

Gut ich bin jetzt in der Ausbildung, da sieht es schon ein wenig anders aus.

Antwort auf
nach Beförderungsabschluß die Dinger wegzuwerfen.


Finde ich auch nicht gut, da es ja schon mal zu ein Bußgeldverfahren kommen kann. Und ich kenne aus der Vergangenheit Fälle, wo mit Hilfe der Checklisten bei einer Verhandlung vom "Grober Fahrlässig" man durch den Nachweis von regelmäßigen Kontrollen über diese Checklisten ins "Fahrlässig" gekommen ist. Und das ist dann schon ein Unterschied.
Geschrieben von: Bergmannsheil

Re: Aufbewahrungspflichten - 20.12.2018 15:36

Mahlzeit,

ein schönes Beispiel, wie der Datenschutz (die DS-GVO) die Zweckbindung bei der Erhebung von personenbezogenen Daten sieht. Solche werden bei unseren Checklisten erhoben, weil der Name des Fahrers zusammen mit dem Kennzeichen des Fahrzeugs und des Ablaufdatums seines ADR-Scheines bei uns erhoben wird. Dazu kommt, ob er als zurechnungsfähig angesehen werden kann und ob bei der Verladung nicht geraucht wurde.
Diese Erhebung ist durch eine gesetzliche Grundlage legitimiert. Die Löschfrist beträgt bei uns 3 Monate nach Erhebung sprich Verladung. Dies ist in einer Verfahrensanweisung festgelegt.
Der Gefahrgutbeauftragte erhält eine Kopie der Checkliste und kann anhand dessen die Umsetzung von beförderungsrelevanten Tätigkeiten kontrollieren. Die Checkliste bekommt daher einen andreen Zweck mit anderer Löschfrist (bei uns 3 Jahre zum Kalenderende).
Also: Die selbe Liste zu zwei Zwecken mit zwei Löschfristen. Eine Aufbewahrungsfrist gibt es nicht, die ergibt sich aus der Löschfrist (sind nach Datenschutz zwei unterschiedliche Sichtweisen).
Geschrieben von: higgy

Re: Aufbewahrungspflichten - 20.12.2018 16:34

Ich finde Gerald hat Recht. Mit den Checklisten kann man glaubhaft machen oder sogar beweisen, dass man seine Pflichten ernst genommen und alles richtig gemacht hat. Die Checklisten sollte man deswegen erst nach 3 Jahre vernichten, denn die Verjährung bei Verstößen gegen das Gefahrgutrecht beträgt 3 Jahre. Wenn die Beförderung abgeschlossen ist, weißt du ja noch nicht, ob von den Behörden etwas beanstandet worden ist.
Geschrieben von: M.A.T.

Re: Aufbewahrungspflichten - 20.12.2018 23:40

Hallo,
darum schrieb ich ja "beanstandungslosen" Beförderung.
Gruß
M.A.T.
Geschrieben von: M.A.T.

Re: Aufbewahrungspflichten - 21.12.2018 13:30

Ursprünglich geschrieben von: Gerald
Hallo M.A.T.,
Das kann man so und so sehen. Ich habe Checklisten gern als Nachweis genommen. Na das mit den fünf Jahren, ist schon lange!
...
Finde ich auch nicht gut, da es ja schon mal zu ein Bußgeldverfahren kommen kann. Und ich kenne aus der Vergangenheit Fälle, wo mit Hilfe der Checklisten bei einer Verhandlung vom "Grober Fahrlässig" man durch den Nachweis von regelmäßigen Kontrollen über diese Checklisten ins "Fahrlässig" gekommen ist. Und das ist dann schon ein Unterschied.

Hallo, Gerald,
stimmt, das ist ein Argument für die längere Aufbewahrung. Die "Du kommst aus dem Gefängnis frei"-Karte zu haben ist natürlich nie schlecht! Ich hatte halt nur im Kopf, wie bei vielen Einzelbeförderungen über Jahre hinweg hier wirklich einfach, verläßlich und zugreifbar abgelegt (Papier, elektronisch?) werden soll. Wahrscheinlich nach Datum und Uhrzeit, denn alles andere kann sich ändern über Zeit.
Diese regelmäßigen Kontrollen wurden dann vom Gb oder von den bP durchgeführt? Ist natürlich auch sinnvoll, wie vorgeschlagen, die von den bP in Kopie zu den Gb-Unterlagen zu nehmen, auch für den Gb-Jahresbericht.
Schönes Ergebnis, finde ich.
Gruß
M.A.T.
Geschrieben von: Udo Freitag

Re: Aufbewahrungspflichten - 21.12.2018 17:10

Hallo,

im Prinzip gebe ich Euch recht bezüglich der Check-Listen. Dennoch nehmen es nicht alle so genau mit dem Führen dieser Listen. Es soll auch Fälle geben, da wird z.B. dem Fahrer die Liste hingehalten nach dem Motte, unterschreib mal wird schon alles in Ordnung sein und sich dann wundern, wenn der Anhörungsbogen ins Haus schneit.


Gruß

Udo
Geschrieben von: DJSMP

Re: Aufbewahrungspflichten - 04.01.2019 08:29

Ursprünglich geschrieben von: M.A.T.
Hallo, Gerald,
aus der Ausgangsfrage habe ich eher gelesen, daß es um Checklisten der beauftragten Personen, nicht aber um die des Gb, geht. Und für diese hielte ich die 5 Jahre für überzogen, weil sie nicht der Dokumentation der Gb-Arbeit, sondern der sicheren Beförderung dienen. Darum mein Vorschlag, nach Beförderungsabschluß die Dinger wegzuwerfen.
Die Frist lt. GbV sehe ich nur für die Arbeiten, die der Gb selbst macht, und der wird ja normalerweise nicht täglich die Lkw, die auf den Hof kommen, angucken. Oder wie sehen Sie das?
Schöner Gruß
M.A.T.


Das ist ein schwieriges Thema. Ich habe bei meinen Unternehmen Fotos und Checklisten der Verladung bisher ca. 1 Jahr aufheben lassen. Aber in einem anderen Thread wurde ja thematisiert, dass der Anhörungsbogen für einen vermeintlichen Ladungssicherungsverstoß erst nach mehreren Jahren eintrudelte. Wenn dann Fotos und Checklisten vernichtet sind, wird es mit der Nachweisführung natürlich unmöglich. Ich werde wohl auch auf die drei Jahre gehen.
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