Hallo,
die IATA schreibt gem. 1.3.4 vor, dass der Versender gewährleisten muss, dass mindestens eine Kopie über einen Zeitraum von mind. drei Monaten nach dem Flug aufbewahrt wird. Es reicht auch eine EDV-Speicherung, aber es muss druckbar sein.
Länder können weitergehende Vorschriften erlassen, so gibt es für die USA z.B. die Abweichung USG-01, welche eine Aufbewahrung oder elektronische Reproduktion von mind. zwei Jahren fordert.
Ähnlich explizite Regelung ist mir für die IMO-Erklärung nicht bekannt, evtl. kann eine Recherche im HGB etc. weiter helfen.